Mention d’information formulaire “Exercice des droits”

Objet du traitement

Le traitement a pour objet :

• la réception des demandes d’exercice des droits (accès, rectification, effacement (droit à l’oubli), retrait du consentement, limitation du traitement, portabilité, le cas échéant), adressées au DPO via le formulaire de contact dédié à la protection des données accessible en ligne à partir du site www.veolia.com, via la boîte e-mail générique du DPO ([email protected]), ou par courrier, selon les cas ;

• l’instruction et le suivi des demandes, en lien avec les Directions internes de Veolia ou de de ses entités concernées par ces demandes, ou en lien avec les services de la CNIL en cas de saisine de cette dernière par les personnes concernées (le cas échéant) ;

• le suivi global de la gestion des demandes d’exercice des droits par le DPO à des fins de reporting interne ou statistiques.

Le traitement permet à Veolia de se conformer aux Articles 7 (« Conditions applicables au consentement »), le cas échéant, Articles 13 et suivants du RGPD (« Information et accès aux données à caractère personnel ») et à la loi Informatique et libertés.

Base légale

Ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Veolia ou ses entités sont soumises en qualité de responsable(s) de traitement en vertu du RGPD et de la loi informatique et libertés.

Catégories de données traitées

Les catégories de données traitées sont les suivantes :

• Données d’identification et coordonnées du demandeur (nom, prénom, adresse e-mail, adresse postale, le cas échéant) ;

• Description de l’objet de la demande, date et référence ;

• Compléments d’informations sollicités par le DPO en cas de demandes imprécises, telle que les entité(s) juridique(s) de Veolia concernées par la demande, la référence du numéro d’annonce en cas de demande d’accès ou de demande d’effacement de la part d’un candidat ;

• Pièces justificatives (telles que carte d’identité ou passeport) nécessaires à la vérification de l’identité du requérant à l’origine de la demande, si nécessaire ;

• Échanges relatifs à la gestion de la demande jusqu’à sa clôture.

Les données personnelles traitées peuvent résulter d’une collecte directe, lorsque les personnes concernées saisissent le DPO d’une demande d’exercice des droits ou d’une demande d’information.

Dans d’autres cas, les données personnelles traitées peuvent résulter d’une collecte indirecte, en particulier :

• Si le DPO est saisi d’une demande d’exercice des droits ou d’information émanant d’un organisme dûment habilité pour agir au nom et pour le compte de la personne concernée dans le cadre d’un mandat ou d’une réquisition (par exemple, un organisme de recouvrement) ;

• Si les données personnelles ont été collectées via sous-traitant de Veolia en vertu d’un contrat, dans le respect du RGPD (par exemple, pour réaliser une enquête) ;

• Si les services de la CNIL ont été saisis d’une réclamation ou d’une demande d’information par la personne concernée et qu’ils décident de relayer cette demande au DPO afin que le DPO apporte une réponse adaptée à la personne concernée.

Personnes concernées

Le traitement de données concerne les personnes exerçant leurs droits sur le fondement de l’Article 6 du RGPD, candidats, les collaborateurs, les personnes liées par Veolia ou ses entités par un contrat ou les personnes citées dans un mandat dans le cadre d’une réquisition ou d’une procédure similaire.

Catégories de destinataires des données

Les données personnelles collectées sont exclusivement destinées au(x) DPO et aux Directions qui ont besoin de connaître afin de pouvoir identifier la personne et répondre à la demande. Il peut s’agir, le cas échéant, du Service en charge du traitement des réclamations ou d’autres entités de Veolia lorsque ces entités sont directement concernées par le traitement de la demande.

Lorsque le DPO est saisi de manière indirecte par des organismes tiers (organismes mandatés pour agir au nom et pour le compte des personnes) ou par les services de la CNIL à la suite d’une réclamation, ces organismes se voient communiquer par le DPO, les données nécessaires au traitement du dossier.

Transfert des données hors UE

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé, sauf lorsqu’un transfert est nécessaire à la gestion de la demande de la personne concernée et dans le respect du RGPD. 

Durée de conservation

Les copies des pièces d’identité sont supprimées après la vérification effectuée par le DPO. Les données personnelles traitées dans le cadre d’une demande d’exercice des droits ou d’une demande d’information sont conservées pendant l’année civile de la demande, plus cinq ans.

Les données personnelles traitées dans le cadre d’une plainte auprès de la CNIL sont conservées 10 ans après la clôture du dossier.

Vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation du traitement et de retrait du consentement, de portabilité (le cas échéant) que vous pouvez exercer par courriel ([email protected]) ou à l’adresse postale de Veolia à l’attention du DPO de Veolia (30 Rue Madeleine Vionnet / 93300 - Aubervilliers (France), en précisant votre nom, prénom, adresse et en joignant une copie recto-verso de votre pièce d’identité. Vous pouvez également définir des directives concernant le sort de vos données après votre décès.

Pour mieux connaitre vos droits, vous pouvez consulter le site de la CNIL (www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles)

En cas de difficulté concernant le traitement de votre demande d’exercice des droits concernant vos données personnelles, vous pouvez de nouveau contacter le DPO de Veolia par courrier ou par courrier à l’adresse ci-dessus.

Si vous estimez que la réponse du DPO ne vous donne pas satisfaction, vous pouvez déposer une réclamation par courrier auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 ou en ligne (https://www.cnil.fr/).